就活対策マニュアル:応募書類作成編 履歴書(封筒) 封筒の書き方に決まりはある?

就活時、希望する企業へ履歴書を送ったり、資料を請求したりする際には封書を利用します。最近はEメールが主流で、手紙や封書にはなかなか馴染みがないかもしれませんが、書式やルールに沿ってきちんと書き、送付しましょう。

基本は手書きです。上手い下手に関わらず、丁寧に書くことが大切。また、履歴書だけ封筒に入れて送るのはマナー違反です。添え状は必ずつけましょう。添え状と履歴書を一緒にクリアファイルに入れて送るといいでしょう。
封筒には赤字で「応募書類在中」と記入するか、「履歴書在中」と印刷されているものを使用しましょう。

封筒の宛名は縦書きで

封筒の表面の書き方

1 会社住所、会社名の高さを揃え、部署名、担当者名の高さを一字分下げて書くと整った印象になります。 2 住所は省略せず都道府県名や「丁目」や「番地」をしっかり書きましょう。二行にわたるときは、二行目の行頭を一文字分下げましょう。マンション名やビル名が短い場合は、下の方に書きましょう。 3 宛名の書き方に注意!会社名・部署名・役職名・個人名を記入する。フルネームがわかっている場合は、省略せずにすべて書きましょう。・封筒の宛名は、略さず正式名称で記入しましょう。○○(株)→○○株式会社4 担当者名は封筒の中央の位置にくるように、また宛名面の文字の中で最も大きくなるように書きましょう。5 会社や人事部などの団体に提出する場合は「御中」、担当者など人に提出する場合は名前の後ろに「様」と書きましょう。例)○○株式会社御中○○株式会社○○課御中担当者名が不明の場合「○○課ご担当者様」担当者個人宛て「○○課○○様」6 左下に赤字で「応募書類在中」と記入します。四角で囲んでも囲まなくてもどちらでも可です。※あらかじめ赤で「履歴書在中」と印刷してある封筒でも可です。

【住所】

  • 右端から2〜3cmほどの余白をとり、都道府県からの住所を一行で書く。二行にわたって書くときは、二行目の行頭を一文字分下げる。マンション名やビル名が短い場合は、下の方に書きます。
  • 住所の丁目、番地などは「−」などで省略せずに「○丁目○番地○号」とする。ビルなど、フロアーの階数も、「○○階」としましょう。

【会社名】

  • 会社名は正式名称で記入し、(株)やKKなどと省略せずに書きましょう。

【宛名】

  • 名前は封筒の中央に住所より大きめの文字で書きましょう。
  • 会社名・部署名・役職名・個人名を記入し、フルネームがわかっている場合は、省略せずにすべて書きましょう。
  • 個人名には「様」をつけましょう。
  • 担当者の名前がわからない場合は、「ご担当者様」としましょう。
  • 部署を宛先とする場合は、「○○部御中」としましょう。

封筒の裏面の書き方

例 A4封筒 1 テープではなく糊付でしっかり封をしましょう。封には「〆」を。〆印は、封をした境目に書きましょう。×印にならないように注意します。2 自分の住所も、都道府県名や「丁目」や「番地」をしっかり書きましょう。・宛名同様、都道府県名や「丁目」や「番地」を省略しない。・住所は封筒の中心線よりも右側寄りに。名前は中心線の左側寄りに書く。・(新卒者は)名前近くに学校名を記入する。・名前は住所より大きめに書きましょう。3 郵送する日付を左上に書きましょう。・日付は漢数字で記入すること。・郵送の場合は投函する日、持参する場合は面接日を記入。

【住所】

  • 封筒の継ぎ目の右側に都道府県から書きましょう。
  • 住所の丁目、番地などは「−」などで省略せずに「○丁目○番地○号」とする。ビルなど、フロアーの階数も、「○○階」としましょう。

【氏名】

  • 封筒の継ぎ目の左側に書きましょう。

【日付】

  • 送付する日付を書きましょう。
  • 同封の書類と同じ日付を書きましょう。

書類提出時の注意事項

添え状

企業に応募書類(履歴書・エントリーシート)を送る際に、書類だけで送ることは失礼にあたります。必ず「添え状」を同封しましょう。
また、書類を入れる順番にも決まりがあります。下記注意点に気をつけて書類を提出しましょう。

「添え状」のサンプル(Word)は、こちらよりダウンロードいただけます。

封筒に書類を入れる順番

1 書類は、添え状、履歴書の順に、名前・証明写真の面が上になるように入れましょう。2 履歴書などの書類を二つ折りする場合は、角がしっかり合わさるよう注意しましょう。3 応募書類はクリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。4 A4の書類が折らずに入るサイズで、白色の封筒を使いましょう。

Check Points!

  • 添え状をパソコンで作成する場合には、氏名は直筆で書くようにしましょう。
  • 文中には学校名および氏名、どういう業界を中心に就職活動をしているのか、どうしてその企業に応募するのかを簡潔に記入しましょう。
  • 始まりと結びには「拝啓」「敬具」を使うのが一般的です。

ワンポイントアドバイス

封筒のサイズはA4用紙が折らずに入るものを。表面に赤字で「応募書類在中」と記入するか、「履歴書在中」と印刷されているものを使いましょう。

履歴書を送る時は、クリアファイルに入れ、添え状を同封しましょう。

切手は適切な料金を貼らないと受取人が徴収されたり、差出人へ戻されることがあるので注意しましょう。切手は、1枚〜3枚位までとし、多くの枚数を貼るのは避けましょう。

文字は水に強い黒のペンで丁寧に書きましょう。

志望企業へ直接持参する場合は、宛名の書いていない白封筒に入れて持って行きましょう。

締め切りギリギリの発送はNGです。余裕を持った準備、発送を。

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